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Archivage numérique dans le Service des Ressources Humaines

L’archivage électronique dans le service des Ressources Humaines permet d'unifier toute la gestion documentaire au format électronique et de conserver, archiver et consulter de manière agile tous les documents relatifs à la vie professionnelle d'un salarié.

Nous vous accompagnons pour concevoir votre projet d’archivage électronique certifié pour votre section des Ressources Humaines.

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Archivage électronique dans le Service des Ressources Humaines

La gestion des Ressources Humaines au sein d’une entreprise implique la gestion d'un grand nombre de documents relatifs aux salariés (paie, contrats, rapports fiscaux, rétrocessions de taxes, congés maladie, permis spéciaux, frais de déplacement ... etc.). Les défis auxquels sont confrontés les gestionnaires des ressources humaines en matière de gestion documentaire sont multiples : gestion de gros volumes de documents, hétérogénéité des formats et des types, classification, conservation, récupération, etc.

De nos jours, les solutions utilisées par une grande partie des entreprises se traduisent par la conservation de documents numériques dans de faibles conditions de sécurité au sein des serveurs internes des entreprises ou par l’archivage de documents papier par des moyens physiques. Par conséquent, la traçabilité des documents constituant le dossier d’un employé est perdue.

Cette situation peut amener à une gestion inefficace de la documentation professionnelle, ce qui rend difficile les tâches qui sont apparemment simples. Par exemple, la remise et la conservation de documents critiques tels que les bulletins de paie des employés, leurs contrats, les rapports fiscaux, les certificats de prélèvements, etc.

Le volume de documents à gérer varie également en fonction du secteur ou de l'activité. Néanmoins, la nécessité d'une sauvegarde légale, efficace, sécurisée et préservant l'intégrité des documents est essentielle dans tous les cas.


Notre Système d’Archivage Électronique à valeur probante peut vous aider

Avec EDICOMLta, les Services Ressources Humaines des entreprises peuvent conserver, classer et consulter de manière agile tous les documents relatifs à la vie professionnelle d'un salarié. Ce processus est mené à bien au travers d’une solution intégrale qui permet d'unifier toute la gestion documentaire en électronique, en fournissant aux documents électroniques qui sont conservés au sein d’EDICOMLta une valeur juridique identique à leurs homologues conservés au format papier.

Il est également possible de réaliser l’intégration aux applications internes d'une entreprise, en automatisant la sauvegarde et la conservation des documents électroniques. De cette manière, les documents professionnels qui sont traités dans un format numérique sont archivés de manière automatique dans EDICOM Long Term Archiving, permettant ainsi d’économiser sur les frais de papier et d'impression.

Le système d’archivage électronique (SAE) dispose de la garantie offerte par les services de confiance qualifiés fournis par Edicom pour garantir son intégrité. Cela implique que 100% des documents archivés sont accrédités par un tiers de confiance international comme EDICOM. Ils ont ainsi la valeur d'originaux électroniques pouvant être utilisés à la demande des autorités et des tiers pour résoudre tout litige.

Système d’archivage électronique adapté à la réalité des services de Ressources Humaines

Avec EDICOMLta (Long Term Archiving), les services RH unifient tous les documents qui sont générés par un employé dans sa relation avec l’entreprise au sein d’un dossier électronique unique et centralisé, permettant ainsi une récupération agile au fil du temps.

Comment fonctionne EDICOMLta dans le Service des Ressources Humaines?

Comment fonctionne EDICOMLta dans le Service des Ressources Humaines?
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Les documents dans n'importe quel format, aussi bien électronique que de type image, sont insérés au sein de la solution par une connexion directe à l'ERP du client. Cela permet ainsi d'envoyer de grands lots de documents et de les archiver selon des critères d'efficacité et par identifiant d’employé.

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Vous pouvez également télécharger des documents en accédant à l'interface de la solution avec un système de drag & drop.

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Le cachet électronique qualifié et l'horodatage sont appliqués aux documents pour assurer leur intégrité. Ces services sont reconnus par l'UE comme des services de confiance qualifiés.

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Les documents sont classés dans la solution au travers d'une structure de métadonnées convenue avec le client, dans laquelle l'identifiant de l'employé est affiché. Cela permet de créer une trace qui unifie tous les documents d'un employé dans un seul fichier électronique.

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La solution envoie une notification au travailleur avec un lien privé et sécurisé pour télécharger le document qui a été archivé.

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Chaque employé dispose d'un environnement privé dans lequel il peut consulter son dossier à tout moment. De plus, toutes les actions effectuées sur chaque document, qu'elles soient visualisées ou téléchargées, sont enregistrées en tant que preuve.

INTERFACE ERGONOMIQUE
INTERFACE ERGONOMIQUE

La navigation dans l'application est totalement ergonomique. L'accès aux fonctionnalités est concentré dans deux environnements clairement identifiés. Un environnement de gestion avancée des utilisateurs et un environnement pour la gestion efficace des documents.

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Livre blanc sur l’eIDAS et l’archivage électronique

Dans une Europe de plus en plus numérique, les citoyens, les entreprises et le secteur public ont besoin d’un cadre réglementaire qui assure la sûreté et la sécurité juridique des activités électroniques. Ces mécanismes de sécurité sont définis dans le règlement no 910/2014, connu sous le nom d’eIDAS. Ce nouveau règlement rend égaux les documents électroniques et les documents au format papier traditionnels. Il souligne en outre que pour les conserver, il est nécessaire de disposer d’un système d’archivage de documents certifié et fiable.

Ce livre blanc présente les nouveaux services de confiance qualifiés, en mettant l’accent sur les services de sauvegarde de documents électroniques.

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