Nous développons des projets d’archivage électronique sur mesure.

Observatoire Légal d’Archivage Électronique

EDICOM dispose d'un Observatoire légal d’archivage électronique qui examine en permanence la législation relative à l’archivage électronique et les réglementations techniques en vigueur au niveau international pour répondre à tout projet de protection des données électroniques.

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Comment archiver des documents électroniques ayant une valeur juridique internationale?

Les caractéristiques et les réglementations de l’archivage numérique (procédures cryptographiques, temps d’archivage, etc.) peuvent varier en fonction du type de document et du volume de données confidentielles qu’il contient. De cette manière, les documents tels que les factures, les contrats ou les bulletins de salaires, entre autres, ont généralement une réglementation technique spécifique qui réglemente leur génération, leur traitement et leur conservation électronique.

Si nous ajoutons à tout cela le facteur international, où la législation de certains processus de sauvegarde, tels que ceux liés à la conservation électronique des documents numérisés, peut varier selon les pays ou les régions du monde, le problème pour les entreprises qui sauvegardent les documents au niveau mondial est très important. Ce problème est visible au niveau de l’efficacité, car ils doivent disposer de solutions d’archivage électronique différentes pour chaque pays dans lequel ils appliquent des processus de conservation électroniques de documents, dispersés dans l’écosystème numérique des organisations. Ensuite, ce problème est bien évidemment visible au niveau des coûts en ressources technologiques, puisqu’ils doivent disposer des services proposés par différents prestataires technologiques et de solutions adaptées à la région.

Le point positif est que la plupart des documents ou des fichiers électroniques devant être sauvegardés les entreprises sont régis par les critères généraux d’une réglementation décrivant la manière de stocker électroniquement un document. En d’autres termes, les critères définis dans les réglementations internationales prévalent, tels que l’ISO 14641 for Electronic Archiving de portée globale, ou le règlement eIDAS de portée européenne.

Cependant, que faisons-nous avec les documents les plus exigeants en termes de sauvegarde électronique ?

Tiers de Confiance Electronique International

EDICOM est Tiers de Confiance Electronique en Europe et dans une grande partie de la région latino-américaine. EDICOM a donc la capacité juridique et technologique pour fournir des services de sauvegarde sécurisés et fiables dans n’importe lequel de ces pays.

 

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Comment archiver des documents électroniques ayant une valeur juridique internationale?

Pour ces sujets, il est nécessaire de s’appuyer sur les services d'un Tiers de Confiance du Numérique ayant une expérience qui soit accréditée par des certifications démontrant leur capacité technologique et leur capacité de gestion pour mettre en place des projets d’archivage électronique sécurisé et légal de documents dans différents pays du monde.

De cette manière, un service d’archivage électronique international, comme celui proposé par EDICOM à travers sa solution EDICOMLta (Long Term Archiving), doit respecter les critères suivants:

Conception du système d'archivage électronique (SAE) conformément aux réglementations internationales spécifiques et appuyées par un organisme accrédité. Prenons pour exemple l'ISO 14641 ou le règlement eIDAS.


La SAE doit appliquer des mécanismes cryptographiques avancés tels que la signature électronique, le cachet électronique ou l'horodatage électronique.

Ces mécanismes offrant des garanties d'authenticité et d'intégrité doivent être audités et certifiés par une autorité administrative compétente. Normalement, cette tâche incombe aux agences numériques des ministères des finances ou de l'économie.


• Le partenaire technologique doit être reconnu comme Tiers de Confiance du Numérique dans les pays ou les régions du monde où la sauvegarde des documents est mise en œuvre. Il peut être par exemple Prestataire de Confiance Qualifié par le Règlement eIDAS en Europe (qui remplace ceux qui sont connus comme Autorité de Certification) ou les Prestataires de Services de Certification dans la région d’Amérique latine.


Le système d'archivage électronique des documents doit disposer de fonctionnalités permettant l'organisation agile de l'application Web en accord avec un environnement de travail international, où les utilisateurs de différentes branches de l'entreprise vont accéder, consulter et télécharger des documents.


• La sécurité et la confidentialité des documents dans un environnement complexe d’archivage comptant de multiples accès provenant d'utilisateurs différents constituent un élément fondamental. Il est nécessaire que le SAE permette de gérer et de restreindre le niveau d'accessibilité aux documents des différents utilisateurs.


Le SAE doit être prêt à appliquer les procédures et les mécanismes cryptographiques requis au niveau local pour la conservation d'un document électronique ou l'application d'un processus de numérisation. Par exemple:

o La Conservation Électronique en Italie.
o Le NOM151 au Mexique : la conservation des messages de données et la numérisation des documents.
o La numérisation de copies fiables en France.
o La conservation des factures électroniques en Amérique latine.


Sécurité et fiabilité du SAE garanties et certifiées

EDICOM dispose des accréditations reconnues qui certifient et garantissent la sécurité dans les processus de capture et de conservation électronique des documents et de leur resécurisation dans le temps.

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 Observatoire Légal d’Archivage Électronique d’EDICOM

Observatoire Légal d’Archivage Électronique d’EDICOM

EDICOM dispose d'un Observatoire légal d’archivage électronique qui examine en permanence la législation sur l’archivage électronique et les réglementations techniques en vigueur au niveau international pour répondre à tout projet de sauvegarde électronique de données.


Notre système d’archivage électronique dispose également de certifications locales dans les régions où il existe une législation spécifique sur la conservation électronique, comme par exemple la Conservazione Elettronica en Italie, ou la NOM151 au Mexique.

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