Nous développons des projets d’archivage électronique sur mesure.

Conservation électronique de l'ensemble du cycle de vie d'une facture

EDICOM offre un service de grande valeur ajoutée pouvant couvrir tout le cycle de vie d'une facture, de son émission, dans le schéma électronique attendu par le partenaire (public ou privé), jusqu’à l’archivage sécurisé et certifié au sein du système d'archivage électronique d'EDICOM.

Nous vous accompagnons pour concevoir votre projet d’archivage électronique.

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Emission, réception et archivage des factures électroniques conformément à la Directive 2014/55/UE

En ce qui concerne l'Europe, l'utilisation croissante des systèmes de facturation électronique est liée à l'approbation de la Directive 2014/55/UE du Parlement et du Conseil européen. Cette directive stipule que les administrations publiques de l'UE devront être en mesure de recevoir des factures électroniques lors des procédures d'appel d'offres publics dans les années à venir. Cela signifie que toutes les administrations devront être prêtes sur le plan technologique et, par conséquent, équipées de ce système dans un laps de temps très court.

En effet, en France, il existe déjà un système de transmission des factures électroniques dans le système de passation de marchés. Étant obligatoire pour tous les fournisseurs de l'administration et des organismes publics, ce système d'émission de factures électroniques, appelé Portail Chorus Pro, est actif depuis 2017.

Par conséquent, dans ce contexte numérique conduit par la numérisation de l’administration, une gestion efficace, sécurisée et légale des factures tout au long de leur cycle de vie devient indispensable pour les entreprises.

Les factures doivent être créées dans un format de données structuré, tel que EDIFACT ou UBL dans le cas du Portail Chorus Pro.


Afin de maintenir la communication lors de l'émission et de la réception des factures, il est nécessaire de disposer d'un canal de communication crypté garantissant un échange de documents sécurisé et direct, notamment en cas de connectivité avec l'administration (Portail Chorus Pro).


Il est nécessaire de disposer d’une gestion efficace qui ne peut être proposée que par une solution de facturation électronique avancée permettant la traduction du fichier de données structurées dans un format compatible avec l'ERP.


Une procédure optimale pour la dématérialisation électronique d'une facture se termine toujours par l’archivage sécurisé du document électronique. Dans le contexte électronique actuel, il est également nécessaire de protéger les notifications de statut provenant des administrations.

Pour gérer ce fichier avec la garantie d’un document légal, il est conseillé de s’appuyer sur un prestataire de services de dématérialisation fiscale, qui soit également un tiers de confiance certifié par le règlement 910/2014 -eIDAS-.


LA FACTURATION ELECTRONIQUE B2B EN FRANCE

Bien que le secteur public dispose de réglementations techniques spécifiques, il existe en France un important échange de factures électroniques entre partenaires privés. En particulier, l'utilisation du système EDI est étendue avec des procédures additionnelles pour garantir l'intégrité et l'authenticité des factures, conformément aux dispositions des directives européennes et aux différentes transpositions à la législation française.

Comment réaliser une sauvegarde à valeur probante des factures électroniques ?

Il est nécessaire d'avoir un système d’archivage électronique (SAE) de document intégrant des mécanismes cryptographiques avancés tels que la signature électronique, le cachet électronique et l’horodatage électronique qui identifie l'auteur du document, et garantit la non modification du document pendant la période de 10 ans mentionnée dans la loi comme étant nécessaire pour réaliser la sauvegarde des documents fiscaux tels que les factures.

01

Appliquer une signature électronique conformément au règlement eIDAS au moment de son archivage.

02

Appliquer un horodatage électronique à la facture de manière récurrente dans le temps, comme mécanisme de sauvegarde électronique.

03

Sauvegarder les notifications de statut émises par l'administration publique. Sur ces dernières, il est également nécessaire d'appliquer des mécanismes de certification électronique.

04

Avoir des outils qui permettent de générer le fichier d’audit avec les preuves informatiques relatives à une facture électronique.

INTERFACE ERGONOMIQUE
INTERFACE ERGONOMIQUE

La navigation dans l'application est totalement ergonomique. L'accès aux fonctionnalités est concentré dans deux environnements clairement identifiés. Un environnement de gestion avancée des utilisateurs et un environnement pour la gestion efficace des documents.

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Livre blanc sur l’eIDAS et l’archivage électronique

Dans une Europe de plus en plus numérique, les citoyens, les entreprises et le secteur public ont besoin d’un cadre réglementaire qui assure la sûreté et la sécurité juridique des activités électroniques. Ces mécanismes de sécurité sont définis dans le règlement no 910/2014, connu sous le nom d’eIDAS. Ce nouveau règlement rend égaux les documents électroniques et les documents au format papier traditionnels. Il souligne en outre que pour les conserver, il est nécessaire de disposer d’un système d’archivage de documents certifié et fiable.

Ce livre blanc présente les nouveaux services de confiance qualifiés, en mettant l’accent sur les services de sauvegarde de documents électroniques.

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Découvrez en 3 minutes toutes les fonctionnalités et les avantages d’EDICOMLta, le système d’archivage de longue durée

Vous visualiserez l’interface de la solution, totalement intuitive, qui vous guidera à travers toutes les possibilités offertes par EDICOMLta au travers d’une configuration simple.

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L’archivage électronique conclut le processus de transformation numérique des entreprises

L’archivage électronique s’applique à tout type de document numérique ou numérisé qui suppose une information critique pour la société: les factures, les contrats, les bulletins de salaire des salariés, etc.

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