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Archivage numérique des documents échangés avec l’administration publique

Les fournisseurs de l'administration publique peuvent archiver et récupérer leurs factures pendant toute la période de conservation requise. La solution garantit l'intégrité des documents en appliquant un cachet électronique et un horodatage électronique qualifié au moment de leur indexation dans le système.

Nous vous accompagnons pour concevoir votre projet d’archivage électronique avec les documents échangés avec l'administration publique.

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Archivage électronique des documents échangés avec l’Administration Publique

L'Union européenne connaît une période de transformation numérique favorisant l'utilisation de la facturation électronique auprès des administrations publiques. Ce principe est présenté dans la Directive 2014/55/UE qui oblige le secteur public européen et ses fournisseurs à l’utilisation d’une norme spécifique de facturation électronique dans les relations de marchés publics.

Les processus de facturation électronique sont liés à l’archivage électronique obligatoire dans une grande partie des pays, ce qui confirme la transformation numérique des entreprises dans ces processus. En mettant en œuvre une solution électronique de facturation, l'extension de ce système à l’archivage est une évolution logique de la progression d'une entreprise. De cette façon, les deux tâches, celles d’émission et de conservation des fichiers, sont effectuées instantanément et sans erreurs.


Notre système d’Archivage Électronique à valeur probante est la solution pour les documents échangés avec l’administration publique

Les fournisseurs de l'administration publique peuvent archiver et récupérer leurs factures pendant toute la période de conservation requise. La solution garantit l'intégrité des documents en appliquant un cachet électronique et un horodatage électronique qualifié au moment où ils sont indexés dans le système.

La solution se charge également de l’archivage des accusés de réception envoyés par les administrations publiques sur l'état du cycle de vie des factures ou des documents. EDICOMLta (Long Term Archiving) les archive et les associe à leur facture correspondante, créant ainsi un ensemble de fichiers et de preuves qui appartiennent à une relation contractuelle unique et facilitant ainsi la consultation des documents.

Comment fonctionne EDICOMLta?

Le système d'information interne ou ERP de l'entreprise reçoit toutes les factures émises et renvoyées par ses fournisseurs. Pour l’archivage des factures, EDICOMLta est intégré à l'ERP ou à la plateforme EDI pour sauvegarder chaque facture avec les accusés reçus de la part des administrations publiques, favorisant ainsi la gestion paperless de l'entreprise.

En prenant comme exemple la connectivité avec Chorus Pro en France, le processus serait le suivant:

La plateforme EDICOM est intégrée à l'ERP pour émettre les factures au format requis par l'administration publique, conformément aux normes de l’AIFE.


2. La solution EDICOM met en place un canal de communication direct et bidirectionnel permettant d'automatiser à la fois l'envoi des factures et la réception des réponses de statut de la facture (cycle de vie de la facture).

EDICOM est certifié par l'AIFE, en tant qu'opérateur de Demat fiscale, prêt pour s'interconnecter de manière sécurisée et directe avec le Portail Chorus Pro.


La plateforme EDICOM reçoit les différents ACK (accusés de réception) que les administrations émettent pour informer de l'état de chaque facture et les intègrent au sein de l'ERP.

Ces réponses associées aux factures sont également conservées dans le service d’archivage de longue durée, avec la garantie du prestataire de confiance qualifié défini par le Règlement UE 910/2014.


Avec EDICOMLta, il est possible de retrouver facilement n'importe quelle facture, ainsi que les réponses reçues et les documents qui sont liés à cette facture grâce à la génération de métadonnées qui permettent d’indexer et de hiérarchiser les documents associés (commandes, avis d'expédition, etc ...).


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