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ISO 14641 for Electronic Archiving

Un Système d'Archivage Électronique des données se compose d'un ensemble de hardware, de logiciels et de processus informatiques qui contrôlent la capture et la classification des informations, en garantissant l'accessibilité et l'intégrité des documents dans le temps.

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Comment doit être l'infrastructure technologique d'un SAE?

Les documents électroniques représentent une partie essentielle de la vie quotidienne des entreprises, qu'elles soient issues de sources internes ou de sources externes aux organisations. Il est important que tous ces documents électroniques soient correctement archivés dans des systèmes d'information sécurisés conçus pour archiver et gérer les documents, dans le but de répondre aux exigences commerciales, légales ou réglementaires.

Il faut prendre en compte qu'il existe des réglementations locales sur la façon de réaliser la conservation des documents dans des formats numériques. Normalement, ces réglementations sont plus liées à des types de documents spécifiques (Bulletin de paie, factures, contrats ... etc.) et aux règles ou aux procédures électroniques qui doivent assurer la sécurité et l’intégrité de ces derniers.

Cependant, d’une manière générale et dans une portée internationale sur les politiques d’archivage numérique, nous rencontrons la norme ISO 14641-1 for Electronic Archiving. Ce norme définit les spécifications pour la conception et le fonctionnement d'un système d'information pour la conservation d'informations numériques.

Selon l'ISO 14641-1, les principaux objectifs à atteindre par un système d’archivage sécurisé sont:

Optimisation de la conservation, de l'archivage et de l'intégrité des documents électroniques à long terme.

Système de recherche d'information agile.

Garantir la facilité d'accès et d'utilisation des documents électroniques.

Un système d’archivage électronique qui garantit la sécurité, l'intégrité et l'accessibilité des documents doit respecter les spécifications techniques et les niveaux d'exigences qui ont été réglementés dans l'ISO 14641-1, car il s'agit de la norme internationale la plus élevée qui existe en matière de conservation des données.

La norme française NF Z42-013, origine de l'ISO 14641-1

La norme NF Z42-013 est telle que l’AFNOR (Association Française de Normalisation), l’organisme qui l’a défini, a porté la norme auprès de l’Organisation Internationale (ISO) pour qu’elle puisse être adoptée comme norme internationale, valable pour tout service d’archivage. À la suite de cette curieuse transposition à l’envers, la norme internationale ISO 14641-1 est née.

La norme française NF Z42-013, origine de l'ISO 14641-1

Fonctionnement d'un SAE selon la norme ISO 14641-1

Les spécifications de l’ISO 14641-1 visent à garantir que les documents numériques soient capturés, archivés, récupérés et communiqués afin qu’il soit possible de garantir que le document archivé est intègre et doté d’une valeur probante.

Fonctionnement d'un SAE selon la norme ISO 14641-1
01

Le contrôle du processus de capture de données pour le transformer en un processus agile et ayant des mesures de sécurité élevées. Au cours de ce processus, les procédures vérifiant les métadonnées - qui permettent l'indexation et la classification correctes des documents - sont incluses.

02

L'intégrité du système et les pistes d'audit des documents. Pour ce point si important, qui apporte la valeur probante aux documents, la norme ISO 14641-1 introduit la nécessité de mettre en place des procédures de cryptage électronique qui garantissent l'intégrité des documents au fil du temps comme le cachet électronique ou l'horodatage électronique.

Par ailleurs, ces mêmes mécanismes de sécurité doivent également être appliqués aux événements qui ont lieu sur les documents. Autrement dit, ils sont archivés dans les mêmes conditions que les documents associés ; dans le cas contraire, la vérification ne serait pas complète.

03

L'accessibilité de l'utilisateur au système. Un système d’archivage électronique, conforme à la norme ISO 14641-1, doit toujours contenir des procédures technologiques sécurisées pour donner l’accès aux clients et aux utilisateurs du système. L'ISO se réfère avant tout aux conditions de sécurité des accès.

Cependant, il est souvent nécessaire que cette accessibilité au service d’archivage puisse être maintenue de manière ininterrompue dans le temps, sans faille technique.

Nous avons la solution d’archivage électronique dont votre entreprise a besoin
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La solution EDICOMLta a été développée dans le but de faciliter l'expérience utilisateur avec un design très visuel qui s'adapte aux différents appareils. Par conséquent, nous présentons un design fonctionnel qui peut être personnalisé afin de s'adapter aux besoins de classification et d'organisation de l'information de chaque entreprise.

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Livre blanc sur l’eIDAS et l’archivage électronique

Descripción: Dans une Europe de plus en plus numérique, les citoyens, les entreprises et le secteur public ont besoin d’un cadre réglementaire qui assure la sûreté et la sécurité juridique des activités électroniques. Ces mécanismes de sécurité sont définis dans le règlement no 910/2014, connu sous le nom d’eIDAS. Ce nouveau règlement rend égaux les documents électroniques et les documents au format papier traditionnels. Il souligne en outre que pour les conserver, il est nécessaire de disposer d’un système d’archivage de documents certifié et fiable.

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L’archivage électronique conclut le processus de transformation numérique des entreprises

L’archivage électronique s’applique à tout type de document numérique ou numérisé qui suppose une information critique pour la société: les factures, les contrats, les bulletins de salaire des salariés, etc.

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