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Les points clés pour choisir un SAE

Un Système d'Archivage Électronique des données se compose d'un ensemble de hardware, de logiciels et de processus informatiques qui gèrent la capture et la classification des informations, en garantissant l'accessibilité et l'intégrité des documents dans le temps.

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Points clés pour choisir un système d’archivage électronique de documents de confiance

Les grandes entreprises doivent conserver avec des garanties une grande partie de leurs documents et données. Contrairement à une sauvegarde standard, les fichiers électroniques doivent résister à l’écoulement du temps, tout en garantissant également l’intégrité de ces fichiers de manière récurrente. Dans le cas contraire, ils n’auront pas de valeur légale, alors même qu’il s’agit d’un élément essentiel pour toute politique d’archivage d’une entreprise.

Il s’agit d’une tâche complexe si nous prenons en considération l’évolution rapide de la technologie qui peut rendre invalides les systèmes d’archivage électronique qui étaient initialement efficaces, ou encore les changements législatifs susceptibles d’affecter les procédures d’un système d’archivage électronique.

Il semble clair qu’il existe certaines caractéristiques tels que l’accessibilité aux documents ou l’intégrité du système qui doivent constituer des éléments essentiels de tout système d’archivage numérique de données. Cependant, il existe également d’autres éléments importants à prendre en considération.

Voyons quels sont les aspects fondamentaux pour choisir une solution d’archivage électronique de longue durée:

Un système d’archivage électronique de longue durée gère de grands lots de documents, les indexe et les archive dans le temps comme le ferait un simple service d'hébergement de fichiers. La différence la plus importante se trouve dans la garantie d'intégrité qui assure que ces données n'ont pas été modifiées, et qu'elles fournissent aux documents la valeur probante face aux tiers. Pour cette raison, un système d’archivage électronique de longue durée répond à une logique de conservation des données selon des critères techniques qui sont régis par des réglementations telles que ISO 14641 ou le Règlement Nº910/2014 (eIDAS).


Il est essentiel de disposer d'un moyen d’archivage garantissant la conservation, la non-corruption et l'accessibilité des données dans le temps. À l'heure actuelle, les systèmes utilisés dans le Cloud ont remplacé les CD ou les DVD en raison de leur capacité illimitée de conservation de fichiers. Un fournisseur moderne et efficace de solutions d’archivage électronique de données fonctionne en mode SaaS. Il offre ainsi aux entreprises toutes les ressources technologiques et humaines nécessaires à une mise en place robuste et évolutive de leur projet de sauvegarde de documents.


Les documents et les données qui sont sauvegardés contiennent souvent des données sensibles concernant les entreprises, les clients et les employés. Ces documents comportant des informations sensibles peuvent être concernés par la législation locale ou européenne sur des aspects tels que la protection des données, en imposant que les serveurs physiques se situent sur le territoire de l'Union européenne. C'est pourquoi il est important de connaître l'infrastructure physique de la solution d’archivage électronique de longue durée.


Le format d’archivage des données est une partie importante si nous pensons à une utilisation à long terme. Surtout, si nous travaillons dans un format électronique, il est conseillé d'utiliser des formats standards largement mis en place et supportés par une multitude d'applications qui prolongent la vie et l'utilisation des données dans le temps.


Les données archivées ont pour but de pouvoir être récupérées à tout moment avec facilité et en toute sécurité. Il est important de connaître le niveau d'engagement offert par l’opérateur de service, et s’il dispose d’un SLA (Service Level Agreement) qui garantit la disponibilité du service par écrit.
En outre, il est important de connaître les ressources humaines et techniques sur lesquels s’appuie l’entreprise pour garantir ses engagements, dans des aspects importants tels que le traitement des incidents, les catastrophes naturelles, etc. Dans ce sens, il est nécessaire d'utiliser des systèmes de sauvegarde de documents qui garantissent une réplication permanente des ressources et des enregistrements en temps réel.


La présentation d'un dossier de preuves complet est essentielle. Dans le cas d'un litige nécessitant la fourniture de documents aux tiers concernés, la solution d’archivage électronique de données de longue durée doit fournir un enregistrement surveillé des événements et des actions effectuées sur les documents. Autrement dit, il s’agit de remettre pour chacun des documents conservés, un fichier de preuves contenant le document, son horodatage et sa signature électronique.


Selon le secteur ou la région du monde, la sauvegarde des documents peut être réglementée par la législation. Il est conseillé de s’appuyer sur un système d’archivage électronique certifié par des normes internationales et locales de sécurité et de traitement des données qui garantissent la validité des données face à n’importe quel prérequis légal ou exigence de tiers.

En France, les caractéristiques techniques définies dans la norme AFNOR NF Z42-013 et ISO 14-641 à l’international, représentent les règles de l’art de l’archivage électronique. Le Règlement Européen 910/2014, connu sous le nom d’ eIDAS, qui régit le rôle du prestataire qualifié de services de confiance permet dès lors au Tiers Archiveur qui utilise des services de confiances qualifiés dans son outil d’archivage électronique de conférer aux document en plus de la valeur probante, le renversement de la charge de la preuve.


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