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Qu'est-ce qu'un SAE?

Un Système d'Archivage Électronique des données se compose d'un ensemble de Hardware, de logiciels et de processus informatiques qui contrôlent la capture et la classification des informations, en garantissant l'accessibilité et l'intégrité des documents dans le temps.

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Système d'Archivage Électronique de documents

Un système d’Archivage électronique (SAE) est un logiciel informatique, qui fonctionne généralement dans le Cloud, offrant des outils pour la sauvegarde des données. Ce système répond au besoin de conservation des documents au sein d’une entreprise. Il fournit par ailleurs des solutions d’archivage et de gestion de l’information, qui restent sécurisées dans un espace numérique unique et pour tous les utilisateurs enregistrés dans le système.

Cependant, il est important de noter qu’un SAE va au-delà du simple archivage de fichiers. Il comprend des fonctionnalités et des règles de contrôle personnalisées pour une classification agile des documents (niveau d’accessibilité, métadonnées, formats), en permettant aussi leur récupération à tout moment. Il garantit également l’intégrité des documents au fil du temps grâce à des mécanismes cryptographiques avancés tels que la signature électronique.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un SAE?

Traçabilité

Un système d’archivage numérique de données doit disposer de mécanismes avancés et automatiques. Ces derniers enregistrent toutes les opérations effectuées dans le système ainsi que les documents conservés dans la solution.

Sécurité

Un SAE dispose d’un haut niveau de sécurité, aussi bien du système que des documents sur lesquels des mécanismes de signature électronique et d'horodatage sont appliqués. Ces mécanismes permettent de garantir leur non-altération. En outre, l'infrastructure technologique doit elle-même respecter les règles de conservation comme la norme ISO 14641-1.

Durabilité

Dans le cadre d'une politique d’archivage de longue durée, les entreprises doivent réaliser des révisions périodiques du format des documents afin de garantir leur lisibilité dans le temps face à de possibles obsolescences technologiques.

Intégrité

Un SAE doit garantir l'intégrité d'un document. Autrement dit, il doit garantir que le document n’a pas subi de modifications depuis le moment de sa capture, et que tous les événements qui se rapportent à ce document sont enregistrés sous la forme de preuves informatiques irréfutables.

Comment un SAE apporte-t-il la valeur probante des documents?

L'intégrité est le principe fondamental pour que les documents qui sont sauvegardés dans un système d’archivage électronique aient le caractère de preuve face aux tiers ou qu’ils puissent être utilisés dans le cas d’un litige. De plus, le système doit garantir l'intégrité du document dans le temps. Il doit y avoir une procédure de resécurisation continue des données, même après avoir réalisé la capture du document et son archivage en première instance dans la plateforme d’archivage. Bien sûr, la non-altération du document dans le temps doit pouvoir être démontrée.

Le système ne sera pas complet s'il ne dispose pas d'une procédure permettant de générer des preuves informatiques qui enregistrent les opérations auxquelles un document est soumis et qui sont mises à la disposition des utilisateurs sous la forme d'un audit.


Mécanismes de certification électronique

Les mécanismes de certification électronique des données tels que la signature électronique, le cachet électronique ou l'horodatage électronique mettent en place des procédures de cryptage sur les documents qui permettent de garantir la fiabilité et l'intégrité d'un document à partir du moment où ils sont appliqués.

Références réglementaires et technologiques

S'il n'y a pas de norme technique clairement définie, trois références réglementaires et technologiques majeures établissent la manière selon laquelle il est possible de concevoir un SAE conférant l’intégrité et le caractère légal aux documents:

Au niveau local, en France, il y a la norme AFNOR NF Z42-020 et la norme AFNOR NF Z42-013.

Au niveau continental, et pour lequel l'application est valable sur l'ensemble du territoire européen, nous nous appuyons sur le Règlement n° 910/2014 (eIDAS) relatif à l'identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur.

Au niveau international, il existe la norme ISO 14641-1 relative à la conception d'un système électronique de conservation des documents.

Nous avons la solution d’archivage électronique dont votre entreprise a besoin

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La solution EDICOMLta a été développée dans le but de faciliter l'expérience utilisateur avec un design très visuel qui s'adapte aux différents appareils. Par conséquent, nous présentons un design fonctionnel qui peut être personnalisé afin de s'adapter aux besoins de classification et d'organisation de l'information de chaque entreprise.

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Dans une Europe de plus en plus numérique, les citoyens, les entreprises et le secteur public ont besoin d’un cadre réglementaire qui assure la sûreté et la sécurité juridique des activités électroniques. Ces mécanismes de sécurité sont définis dans le règlement no 910/2014, connu sous le nom d’eIDAS. Ce nouveau règlement rend égaux les documents électroniques et les documents au format papier traditionnels. Il souligne en outre que pour les conserver, il est nécessaire de disposer d’un système d’archivage de documents certifié et fiable.

Ce livre blanc présente les nouveaux services de confiance qualifiés, en mettant l’accent sur les services de sauvegarde de documents électroniques.

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