Nous développons des projets d’archivage électronique sur mesure.

Comment fonctionne EDICOM Long Term Archiving?

Les utilisateurs peuvent archiver, consulter, classer, télécharger, sécuriser et conserver tous les documents archivés pendant la période fixée légalement. EDICOMLta facilite les processus d’archivage, de gestion et de recherche de documents par le biais de fonctionnalités web simples. Elle permet également l’automatisation de ces processus par l’intégration de vos applications de gestion commerciale habituelles.

Nous vous accompagnons dans la conception de votre projet d’archivage.

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Fonctionnement du système

EDICOMLta est une solution d’archivage électronique certifiée qui conserve les documents dans des conditions de sécurité spécifiques, tout en préservant leur intégrité dans le temps.

Comme cela doit être exigé à un SAE en termes de garanties, le fonctionnement et la technologie déployée pour réaliser les différentes fonctionnalités de capture et de gestion des documents sont axés sur l’amélioration de mécanismes cryptographiques avancés assurant une conservation conforme aux normes locales et internationales garantissant leur valeur légale.

01

Accès au service: EDICOMLta offre aux utilisateurs un environnement web personnalisé, conçu selon des critères d’ergonomie et auquel on accède avec de hauts niveaux de sécurité. De plus, grâce à l’intégration via l'adaptateur API, les utilisateurs peuvent y accéder directement à partir de leurs propres applications de gestion commerciale.

02

Capture de documents: Une fois les documents envoyés, soit manuellement via l’environnement web, soit de manière intégrée, les mécanismes de signature électronique et d’horodatage sont automatiquement appliqués aux fichiers et aux documents pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents dès leur enregistrement sur la plateforme.

03

Génération de métadonnées: Chaque document sauvegardé est accompagné d’un fichier XML qui inclut les métadonnées qui lui sont associées. Les métadonnées sont essentielles car elles permettent l’identification et la récupération ultérieure des documents.

Notre SAE met à disposition des interfaces web pour la création de structures de métadonnées normalisées. Le fichier XML de métadonnées peut également être généré automatiquement pour les processus dans lesquels l’intégration directe des données entre les applications est prioritaire.

04

Archivage sécurisé: Le document électronique est archivé en parallèle dans deux DPC d’EDICOM, avec leurs copies de sécurité respectives. Les deux Data Centers sont situés dans des installations physiques différentes, bien qu’ils fonctionnent de manière synchrone et maintiennent une duplication permanente des ressources et des données en temps réel. Ainsi, une accessibilité au document de 99,9 % et des conditions de sécurité élevées sont garanties.

05

Gestion ultérieure de documents: La plateforme intègre différents outils permettant la hiérarchisation des documents et offrant une flexibilité aux recherches afin d’optimiser les temps de travail. Fichier électronique, modification de documents, création de dossiers, filtres de recherche, signets, liste de documents, options de téléchargement et de partage... représentent quelques-unes des nombreuses fonctionnalités.

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Registre des preuves: Un suivi et un enregistrement permanents des preuves sont effectués sur les actions réalisées au cours de l’archivage et du cycle de vie des documents.
Voici certaines des preuves informatiques qui sont enregistrées et constituent l’audit d’un document : preuve de création, preuve d'origine, preuve de modification, preuve de suppression, preuve de téléchargement...

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Resécrurisation continue: Un horodatage électronique qualifié par le règlement eIDAS est appliqué automatiquement et de manière récurrente aux documents sauvegardés. Il s’agit dans ce cas d’une méthode valide et reconnue par les autorités européennes pour prolonger l’intégrité d’un document électronique dans le temps.

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Audit d’un document: Il est possible de demander à tout moment l’audit d’un document. Ce fichier compressé contient des éléments tels que les preuves, les signatures numériques ou le rapport de validation. Tous les éléments informatiques nécessaires pour démontrer objectivement l’intégrité d’un document.

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Découvrez en 3 minutes toutes les fonctionnalités et les avantages d’EDICOMLta, le système d’archivage de longue durée

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