Nous développons des projets d’archivage électronique sur mesure.

Caractéristiques de la solution

EDICOMLta est une solution d’archivage électronique certifiée qui conserve les documents tout en préservant leur intégrité dans le temps. En plus de la garantie légale, notre SAE offre de nombreuses fonctionnalités qui en font un outil puissant pour la classification et la conservation intelligente des dossiers.

Nous vous accompagnons dans la conception de votre projet d’archivage.

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Connaître les fonctionnalités du SAE d’EDICOM

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) est le service d’archivage de longue durée proposé par EDICOM en qualité de prestataire qualifié de services de confiance.

EDICOMLta met en service une plateforme certifiée pour la sauvegarde de documents électroniques pendant la période requise par les entreprises ou déterminée par la législation. La solution garantit l’accès permanent et la récupération de 100 % des documents téléchargés sur la plateforme, ainsi que la gestion des preuves qui permettent de démontrer l’intégrité des documents archivés.

Ce ne sont là que certaines des caractéristiques de notre SAE. Cependant, l’adaptation de notre technologie, aini que notre expérience dans le développement de logiciels de gestion et dans le transfert de documents nous a permis de concevoir une application d’archivage électronique solide, dotée de multiples caractéristiques qui facilitent les tâches d’organisation et de gestion des documents.

01

Définition des types de documents à archiver.

02

Création d’unités organisationnelles qui permettent d’organiser l’accessibilité aux documents selon une structure personnalisée.

03

Définition, pour chaque document, d’un ensemble de métadonnées qui facilitera l'accès ultérieur à l’information.

04

Conception de règles pour la validation automatique des métadonnées associées aux documents.

05

Récupération de documents sur la plateforme, aussi bien de manière interactive (drag&drop) que par des processus de traitement par lot qui automatisent le téléchargement par le biais de l’interface REST prévue pour l’intégration.

06

Application de fonctions de sécurité de haut niveau aux documents (X-Ades, Conservazione sostitutiva ou NOM 151).

07

Recherche de documents selon différents critères (métadonnées, étiquettes, périodes, dates, etc.). Exportation de documents, création de dossiers et de filtres de recherche personnalisés.

08

Obtention d’informations et de preuves à partir des documents enregistrés.

09

Création de nouveaux utilisateurs sur la plateforme et attribution d’autorisations d’accessibilité aux documents.

10

Définition de rôles personnalisés pour les utilisateurs qui optimisent et facilitent la gestion des utilisateurs, en accordant des autorisations spécifiques à un groupe d’utilisateurs.

11

Partage des documents avec des tiers par le biais de liens utilisant des protocoles de sécurité dans les communications.

12

Établissement de relations entre les différents types de documents qui gardent une séquentialité. Par exemple, une commande avec le bon de livraison et la facture correspondants. De cette façon, il est possible d’accéder rapidement, au travers d’un seul dossier, à tout l’historique d’une relation commerciale.

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Découverte d’EDICOMLta: Organisation intelligente de l’information

Plateforme certifiée d’archivage pour la conservation des documents électroniques dans le temps. À partir d'Administration, l'environnement est configuré en fonction des besoins organisationnels de votre entreprise.

Découverte d’EDICOMLta : Récupération et consultation des documents

Les fichiers sont sauvegardés sur la plateforme à partir de métadonnées qui permettent d'identifier et d'établir des hiérarchies entre ces fichiers, en facilitant ainsi la consultation ultérieure ou la récupération de documents.

Découverte d’EDICOMLta: Audit légal d’un document

Une preuve est un fichier contenant des informations univoques sur l'activité d'un document. L'ensemble de preuves constitue l'audit du document. À partir d'un document, vous pouvez obtenir votre audit de manière agile. Ce fichier contient des éléments tels que des preuves informatiques, des signatures numériques ou le rapport de validation.

Découverte d’EDICOMLta: Les experts s’expriment

Nos experts expliquent ce qu’est un service d’archivage de longue durée et comment il sert aux entreprises.

Caractéristiques majeures du système d’archivage électronique d’EDICOM

Accessibilité des documents:

Les fichiers sont sauvegardés dans la plateforme sur la base de métadonnées qui permettent l’identification et l’établissement de hiérarchies entre eux, facilitant ainsi la consultation ou la récupération ultérieure des documents.

Audit documentaire:

Les signatures et les cachets électroniques des fichiers sont soumis à des processus de contrôle périodique dans le but de maintenir les attributs d’intégrité et d’authenticité fournis. Cet audit permanent permet également de suivre les interactions de chaque utilisateur avec les documents conservés.

Accès à la preuve juridique:

Le système permet de récupérer rapidement les documents conservés. Associé à ces documents, le système permet également l’accès et le téléchargement du fichier avec l’audit électronique qui certifie l’intégrité et l’authenticité des données dans le temps, afin de prouver sa validité légale à l’égard des tiers.

Intégration avec des applications tierces:

EDICOMLta peut être intégrée aux systèmes de gestion internes des entreprises ou aux solutions EDI et de facturation électronique d’EDICOM, en automatisant la sauvegarde et la conservation de ces documents électroniques.

Hiérarchie des documents:

EDICOMLta permet de sauvegarder le cycle complet suivi par chacun des documents électroniques. Par exemple, dans une relation commerciale, la facture électronique sera archivée en lien avec la commande et le bon de livraison. Tous ces documents seront accessibles à partir de n’importe lequel de leurs liens.

Réversibilité des données:

La récupération de tous les lots de données est une nécessité pour les entreprises. C'est pourquoi EDICOM garantit la récupération et le transfert de tous les documents archivés et de leurs preuves telles que les signatures, les horodatages, le registre du cycle de vie du fichier, le registre des événements, etc.

Conformité légale:

Les fichiers électroniques sont conservés dans les conditions techniques régies par le règlement (UE) n° 910/2014, connu sous le nom d’eIDAS, la législation la plus exigeante en matière d’archivage électronique applicable au niveau européen.

Infrastructure technologique:

Les fichiers sont sauvegardés selon un modèle de haute disponibilité basé sur la redondance de tout composant ou service. Dans la pratique, cela se traduit par la disponibilité de deux Data Centers situés dans des installations physiques différentes et qui fonctionnent de manière synchrone grâce à une réplication permanente des ressources.

Prenez connaissance des dernières informations relatives à l’archivage électronique
LIVRE BLANC SUR L´EIDAS ET L´ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

Dans une Europe de plus en plus numérique, les citoyens, les entreprises et le secteur public ont besoin d’un cadre réglementaire qui assure la sûreté et la sécurité juridique des activités électroniques. Ces mécanismes de sécurité sont définis dans le règlement no 910/2014, connu sous le nom d’eIDAS. Ce nouveau règlement rend égaux les documents électroniques et les documents au format papier traditionnels. Il souligne en outre que pour les conserver, il est nécessaire de disposer d’un système d’archivage de documents certifié et fiable.

Ce livre blanc présente les nouveaux services de confiance qualifiés, en mettant l’accent sur les services de sauvegarde de documents électroniques.

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