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Long Term Archiving FAQs

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Un prestataire de services de confiance qualifié et certifié eIDAS garantit, grâce à l’application du service qualifié de cachets électroniques qualifiés, le respect de l’intégrité et de l’authenticité des documents archivés dans le temps. Il accorde par ailleurs aux documents la charge de la preuve à l’égard des tiers.

Le règlement eIDAS stipule que : « Seul le prestataire de services de confiance qualifiés qui utilise des procédures et des technologies qui sont capables de prolonger la fiabilité des données du cachet électronique qualifié au-delà de la période de validité technologique pourra fournir un service qualifié de conservation des cachets électroniques qualifiés ».

EDICOM est un prestataire de services de confiance qualifiés et certifié pour les services suivants :

• Certificat qualifié de signature électronique
• Certificat qualifié de cachet électronique
• Conservation qualifiée de cachet électronique qualifié
• Horodatage qualifié

Il est conseillé de s’appuyer sur un système d’archivage conçu selon des normes internationales et locales de sécurité et de traitement des données qui garantissent la validité des données face à toute exigence légale ou demande de tiers.

La conception d’EDICOMLta est fondée sur la norme ISO 14641 (Standard for Electronic Archiving). Cette norme précise les spécifications pour la conception et le fonctionnement d’un système d’information pour la conservation des informations numériques.

EDICOMLta permet l’archivage de tout type de document et de fichier, en appliquant les méthodes d’identification de signature numérique et d’horodatage électronique régies par le règlement eIDAS. Le but est ici de garantir l’intégrité et l’authenticité des fichiers conservés dans le temps. Il est possible d’archiver des documents aussi divers que des contrats PDF, des factures XML, des bons de livraison JPG, des commandes EDIFACT, des hypothèques PDF, des écrits ou des vidéos MP4 d’une société de sécurité voire des enregistrements MP3.

Factures, livres de TVA, contrats, fiches de paie, rapports de vente, commandes, vidéos, images, clips sonores... quel que soit le type ou le format de fichier, ils sont tous sauvegardés au travers du « Tiers de Confiance ».

Actuellement, en Europe et dans certains pays comme l’Italie, il existe des réglementations nationales régissant l’archivage des documents électroniques.
EDICOMLta offre actuellement des garanties juridiques à différents niveaux et dans différents domaines :

• Archivage sécurisé selon la norme ISO 14641 au niveau international.
• Service qualifié d’archivage selon le règlement eIDAS en Europe.
• Conservazione Sostitutiva en Italie.
• Nom151 au Mexique.

EDICOM met à la disposition de toute entreprise un service d’archivage électronique qui répond pleinement aux exigences du RGPD. Ce service est disponible sur le cloud et accessible dans le monde entier. Grâce à la solution EDICOMLta, les entreprises peuvent archiver et protéger les bases de données clients ou n’importe quel autre type d’information personnelle contenue dans les contrats, les fiches de paie, les fichiers multimédias, les factures, etc.

Dans le cas des entreprises ayant leur siège en Europe, pour lesquelles les données des clients et des utilisateurs de l'Union européenne doivent être traitées et archivées au sein de serveurs situés en dehors de l’UE, ces données doivent soit disposer d’un label européen de confidentialité des données soit être archivées au travers des solutions conformes au RGPD, comme EDICOMLta.

Ce service de confiance est obtenu par la signature électronique XaDesLT (ISO 14641) grâce à l'utilisation de l’horodatage qualifié. De cette manière, la fiabilité technologique de la signature électronique est prolongée. Grâce à ce service de confiance, EDICOMLTA propose un service de conservation de longue durée conforme à la réglementation européenne.

Il ne faut pas confondre un système d’hébergement de fichiers sur le cloud avec un système d’archivage certifié de longue durée. Un système d’archivage électronique de longue durée gère des lots de documents, les indexe et les archive dans le temps comme le ferait un simple service d’hébergement de fichiers. La différence la plus importante réside dans la garantie d’intégrité et d’authenticité qui prouve que ces données n’ont pas été modifiées au fil du temps. Ces garanties fournissent aux documents la valeur de preuve légale à l’égard des tiers.

Pour cette raison, un système d’archivage électronique de longue durée répond à une logique de rétention des données selon des critères techniques qui sont réglementés par des lois applicables dans tous les États européens.

Oui, la solution EDICOMLta peut être intégrée avec les principaux ERP du marché et est en mesure d’automatiser les processus de transmission et d’archivage des fichiers requis par l’entreprise. De cette façon, une entreprise peut continuer à travailler avec ses systèmes tandis, comme elle le fait habituellement, pendant que les documents sont automatiquement archivés sur le cloud avec toutes les garanties de sécurité.

Oui, en effet, la présentation d'un dossier complet de preuves lors d’un procès est essentielle pour prouver la validité d’un document. Dans le cas d’un litige nécessitant la remise de documents aux tiers concernés, la solution d’archivage électronique de longue durée permet d’enregistrer dans un registre les événements et les actions effectuées sur les documents. La solution met à disposition, pour chacun des documents conservés, un fichier test contenant le document, son horodatage et la signature électronique.

Il s’agit de la valeur de preuve qui est conférée par une solution d’archivage électronique à un document électronique. Cela garantit l’archivage du document dans son format original pendant sa durée légale, en préservant l’intégrité et l’inaltérabilité du document, tout en pouvant le démontrer par des audits permanents du document.

EDICOMLta octroie aux documents le renversement de la charge de la preuve. C'est-à-dire que, lors d’une procédure judiciaire, la méthode d’archivage bénéficie de la présomption de fiabilité du fait de l’utilisation des services de confiance qualifiés. Par conséquent, il appartient à la partie adverse de prouver que le document n’est pas complet ou fiable.

Au travers du service EDICOMLta, les entreprises peuvent garantir l’intégrité et la confidentialité des données gérées. Celles-ci acquièrent ainsi la valeur de preuve légale grâce au processus de certification auquel elles sont soumises. Le service applique les méthodes qualifiées de confiance de signature et d’horodatage électronique prévues dans le règlement eIDAS.

EDICOMLta met en œuvre des mécanismes de contrôle, par le biais de preuves informatiques construites selon la norme ISO 14641, en stockant les informations relatives à aux informations suivantes : qui, quand et quelle action a été effectuée sur le document. Pendant la période d’archivage d’un document, les preuves seront générées au fur et à mesure, en fonction des événements survenus pendant cette période. De plus, conformément aux spécifications de la norme ISO 14641, une série de preuves associées au document sera créée au niveau du système, où les données seront enregistrées. Par exemple, quel navigateur, quelle version ou à partir de quelle adresse IP un document a été téléchargé.

L’ensemble des preuves constitue, de manière conjointe avec d’autres informations, l’audit ou la preuve juridique permettant de garantir l’intégrité et l’authenticité du document.

Il s’agit de données au format électronique qui relient d’autres données au format électronique à un instant précis, en fournissant la preuve que ces données existaient à cet instant donné.

Le temps qui sera nécessaire. L’archivage via EDICOMLta s’adapte aux besoins de chaque utilisateur, en préservant l’intégrité des documents à tout moment, et ce, grâce aux couches de sécurité qui sont ajoutées au fil du temps sur le dossier du document.

Il est d’une importance vitale, et c’est ainsi que la solution a été conçue, de définir précisément les paramètres d'accès pour un document donné. Le niveau d’accès à tout document peut varier d’un accès donné à l’ensemble des utilisateurs ou à un seul utilisateur, ou à un groupe d'utilisateurs. Pour pouvoir établir ces différences, des unités organisationnelles qui permettent de contrôler les personnes pouvant accéder aux documents sont utilisées. Cela limite ainsi l’accès aux documents.

Par ailleurs, l’audit du système permet de savoir à tout moment quelle action a été réalisée par quel utilisateur. EDICOMLta enregistre toutes les opérations effectuées sur un document, ou sur l’environnement qui l’héberge, c'est-à-dire le logiciel et le hardware qui composent l’infrastructure du service.

Oui, dès lors que l’utilisateur a accès à ces documents, ils peuvent être consultés à tout moment et à partir de n’importe quel appareil. Seuls les utilisateurs bénéficiant d’autorisations sur ces documents ou unités de documents peuvent effectuer des actions sur les fichiers.

Grâce aux métadonnées, c’est-à-dire les données qui décrivent d’autres données, des informations clés sont associées à chaque document et permettront ainsi de classer et de récupérer le document.

Tous les documents électroniques sont archivés via EDICOMLta à partir de métadonnées basiques qui permettent de définir la traçabilité entre eux.

Il est également possible d’utiliser des étiquettes pour affecter des documents à des catégories et, de fait, permettre une recherche plus rapide du document en le reliant à d’autres documents. La différence avec les métadonnées réside dans le fait que les étiquettes sont généralement des adjectifs ou des mots permettant de caractériser certains documents : favori, confidentiel, important, à revoir, etc.

La plateforme est hébergée sur des serveurs EDICOM. Ces derniers ont obtenu la certification TIER de niveau II, qui atteste les infrastructures redondantes et analyse la conception, la structure, la performance, la fiabilité et l’investissement des systèmes.

Oui, une entreprise peut avoir plusieurs utilisateurs actifs en même temps. Vous pouvez également attribuer à chaque utilisateur des rôles et des autorisations pour contrôler leur activité sur les documents : publier, modifier, exporter, etc.

Dans le cas de l’archivage de documents électroniques provenant de documents papier, si le but est de détruire le papier, il faudra appliquer la procédure nommée « numérisation fidèle ». Cette procédure, décrite dans le décret 2016/1673, permet de créer une copie fiable qui aura la valeur d’un original au travers d’une chaîne de numérisation. Lorsque la fiabilité de cette copie est démontrable, l’original peut alors être détruit.

EDICOM collabore avec les numériseurs afin de respecter cette chaîne et de donner à la copie la présomption de fiabilité grâce à l’utilisation de services de confiance qualifiés, permettant ainsi la destruction du papier.

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Ce livre blanc présente les nouveaux services de confiance qualifiés, en mettant l’accent sur les services de sauvegarde de documents électroniques.

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Découvrez en 3 minutes toutes les fonctionnalités et les avantages d’EDICOMLta, le système d’archivage de longue durée

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