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Archivage de longue durée - Termes Clés

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Termes clés pour se familiariser avec les processus d’archivage électronique des données

Qualité de ce qui est facilement accessible. Dans le cas présent, un accès facile et rapide aux documents archivés. Les fichiers sont sauvegardés dans la plateforme sur la base de métadonnées qui permettent d’identifier et d’établir des hiérarchies entre eux, facilitant ainsi la consultation ou la récupération ultérieure des documents.

Norme française réglementant l’archivage électronique à valeur probante. Cette norme comprend un ensemble de dispositions relatives aux mesures techniques et organisationnelles à suivre pour garantir que l’archivage électronique confère une valeur probante aux documents, c'est-à-dire pour qu’ils soient recevables face à un tiers ou face aux autorités.

L’archivage électronique se réfère à la conservation de documents indexés hiérarchiquement avec des garanties d’intégrité qui prouvent que les données n’ont pas été modifiées depuis qu’elles ont été archivées et qu’elles fournissent une valeur de preuve légale face aux tiers.

Les données archivées dans un service d’archivage électronique doivent pouvoir rester inaltérables pendant le temps nécessaire. Un système d’archivage électronique de longue durée répond à une logique de conservation des données selon des critères techniques qui sont réglementés par des lois applicables dans tous les États européens. Les documents doivent être resécurisés avec une fréquence établie.

L’audit d’un document est la preuve juridique garantissant l’intégrité et l’authenticité du document. C'est ce dont une entreprise aurait besoin si elle devait garantir l’intégrité du document face à un organisme juridique.

Par « authenticité de l’origine », il faut comprendre la garantie de l’identité du titulaire du document. L’authenticité est garantie par l’application de services de signature électronique aux documents.

Grâce aux mécanismes appliqués à l’archivage des documents, des preuves sont générées qui garantissent l’intégrité du document. L’ensemble des preuves constitue, de manière conjointe avec d’autres informations, l’audit ou la preuve juridique permettant de garantir l’intégrité et l’authenticité du document.

Service qualifié de confiance électronique qui régit la façon par laquelle la conservation électronique des cachets électroniques doit être effectuée afin de permettre de prolonger l’intégrité d’un document électronique dans le temps.

Selon l'article 1379 du code civil, une copie fiable est celle qui dispose de la même force probante que l’original.

La dématérialisation désigne le remplacement de l’utilisation du papier dans une entreprise par des processus électroniques et numériques.

Le service d’Archivage Certifié d’EDICOM est un mécanisme en ligne qui permet d’archiver des documents électroniques pendant de longues périodes, tout en conservant à tout moment l’authenticité et l’intégrité de l’original qui avait été déposé pour la première fois dans ce système. Ce service scelle le document, en incluant un horodatage, et l’insère dans le répertoire en vue de sa conservation et afin de permettre sa future consultation, visualisation et vérification à tout moment.

Pendant la période d’archivage d’un document, les preuves sont générées au fur et à mesure, en fonction des événements survenus pendant cette période autour du document. L’ensemble des preuves constitue, de manière conjointe avec d’autres informations, l’audit ou la preuve juridique permettant de garantir l’intégrité et l’authenticité du document. De plus, conformément aux spécifications de la norme ISO 14641, une série de preuves associées au document sera créée au niveau du système.

Prestataire de services de confiance qui fournit un ou plusieurs services de confiance qualifiés et qui s’est vu attribuer la qualification par l'organisme de surveillance. EDICOM agit en tant que prestataire qualifié de services de confiance en donnant aux documents et aux fichiers une validité légale et juridique, ce qui leur confère la charge de la preuve à l’égard des tiers dans le cadre de l’Union européenne.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) harmonise la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données. Il remplace la directive 95/46/CE et est appliqué depuis le 25 mai 2018.

Le règlement elDAS 910/2014 définit les mécanismes de sécurité relatifs à l’identification électronique et aux services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur. Le règlement, connu sous le nom d'eIDAS, est applicable depuis le 1er juillet 2016.

Il s’agit d’une signature électronique avancée créée grâce à un dispositif qualifié de création de signatures électroniques qualifié et qui est basé sur un certificat de signature électronique qualifié.

Un système d’archivage électronique (SAE) est un logiciel informatique qui fonctionne habituellement sur le cloud et offre des outils de sauvegarde de données. Ce système répond au besoin de conservation des documents dans une entreprise et fournit des solutions d’archivage et de gestion de l’information qui restent sécurisées dans un espace numérique unique pour tous les utilisateurs enregistrés dans le système.

Il s’agit des services de confiance qui satisfont aux prérequis énoncés dans le présent règlement 910/2014. C’est pourquoi ces services bénéficient de la présomption d’authenticité et d’une efficacité juridique accrue.

L’horodatage est une méthode permettant de prouver qu’un ensemble de données existait déjà à un moment donné et qu’aucune de ces données n’a été modifiée depuis lors. L’horodatage qualifié apporte une valeur ajoutée à l’utilisation de la signature numérique.

Un horodatage électronique qui relie la date et l’heure aux données de telle sorte que les données ne peuvent pas être modifiées sans que cela soit détecté. Ce mécanisme est basé sur une source d’informations temporelle liée au temps universel coordonné (UTC) et a été signé/scellé par la signature/le cachet électronique avancé d’un prestataire de services de confiance qualifié.

L’intégrité du contenu signifie que le contenu exigé, conformément aux dispositions de la présente directive, n’a pas été modifié. EDICOMLta garantit l’intégrité « per se » et, par conséquent, peut apporter dans tous les cas la preuve juridique avec une validité absolue.

Cette norme ISO établit les spécifications pour la conception et l’exploitation d’un système d’information pour la conservation des informations numériques.

Le concept de métadonnées se réfère aux données qui parlent des données, c'est-à-dire qu’elles décrivent le contenu des fichiers ou les informations contenues dans ces fichiers.

EDICOM est un tiers de confiance qualifié selon le règlement eIDAS, ce qui signifie que la société respecte une série de prérequis et qu’elle est auditée par un organisme de surveillance accrédité au niveau européen et national.

Le terme se réfère à la possibilité d’enregistrer et d’identifier le statut d’un processus, à partir de la production jusqu’à sa finalisation. Autrement dit, il s’agit d’obtenir un suivi garanti des statuts par lesquels un processus est passé.

Afin de préserver les conditions juridiques des documents et des fichiers traités sous l’égide des services de confiance qualifiés, il est nécessaire de disposer d’un archivage électronique qui applique les mêmes politiques de sécurité que le règlement eIDAS.

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Ce livre blanc présente les nouveaux services de confiance qualifiés, en mettant l’accent sur les services de sauvegarde de documents électroniques.

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