06/11/2018 (Updated on: 21/03/2019)

Le stockage physique tel que nous le connaissons a disparu des environnements B2B. Cela affecte les processus de création et de transmission par voie électronique de tous les documents échangés par les entreprises, ainsi que la conservation des données dans le format électronique à travers le temps. Pour répondre à ce besoin du marché intracommunautaire, l’Union européenne a développé un cadre réglementaire qui assure la sécurité des activités électroniques effectuées aussi bien dans des environnements publics que privés. Ces mécanismes de sécurité sont prévus dans le Règlement 910/2014 (eIDAS) relatif à l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur.

Le règlement eIDAS suppose une avancée dans les méthodes d’identification électronique et une impulsion définitive pour la dématérialisation des entreprises et des administrations.

La gestion des documents papier consomme une multitude de ressources, à la fois économiques et humaines. Cependant, pour que le bond numérique soit effectué avec toutes les garanties et la validité légale, il est essentiel d’utiliser des services qualifiés de confiance et d’archiver les documents en toute sécurité pendant le temps requis par la propre législation ou par des aspects liés à l’activité des entreprises, tels que les accords conclus avec les clients, les fournisseurs, les employés, etc.

EDICOM, en tant que Prestataire de Services de Confiance Qualifié, et grâce à la certification du service qualifié de Conservation de cachets électroniques qualifiés, est en mesure de préserver des documents et des fichiers archivés. 

Comment fonctionne la plateforme ?

EDICOMLta facilite les processus d’archivage , de gestion et de recherche des documents au travers de simples fonctionnalités web. Il permet également son automatisation par l’intégration de données entre différentes applications. Nous vous détaillons étape par étape comment fonctionne la plateforme d’archivage de données électroniques:

  1. Accès au service : EDICOMLTA offre aux utilisateurs un environnement Web personnalisé et conçu sur la base de critères ergonomiques. On accède à cet environnement au travers de hauts niveaux de sécurité via un nom d’utilisateur et un mot de passe.
  2. Versement de document : Il existe trois façons de verser des documents sur la plateforme.
  3. Archivage certifié : Les mécanismes de cachet et d’horodatage électroniques qualifiés sont appliqués aux fichiers et aux documents, et garantissent ainsi l’intégrité des données qui sont archivées sur la plateforme.
  4. Génération de métadonnées : La plateforme met à disposition des modèles Web pour la création de structures de métadonnées standardisées.
  5. Gestion des documents : La plateforme intègre différents outils permettant la hiérarchisation des documents et offrant une flexibilité aux recherches afin d’optimiser les temps de travail.
  6. Obtention de preuves : Un suivi permanent des preuves est effectué sur les actions effectuées pendant l’archivage et le cycle de vie des documents.

Pour mieux comprendre le fonctionnement de la solution EDICOMLta, le guide comporte une annexe avec trois cas pratiques de conservation électronique de livres de TVA, de documents du service des ressources humaines et de factures électroniques adressées à l’administration.

Téléchargez gratuitement l’Analyse d’Expert sur le règlement européen 910/2014 concernant l’archivage électronique.