12/03/2019 (Updated on: 21/03/2019)

Obtenir des copies numériques équivalentes à l’original papier est possible en France grâce aux dispositions décrites dans le décret 2016/1673. Ce cadre légal, encourage, une fois de plus, les entreprises à entreprendre leur transformation digitale. L’objectif étant de faciliter la numérisation de documents divers ayant une valeur pour les entreprises.

La clé de voûte de ce processus réside dans la démonstration de la fidélité, intégrité et donc fiabilité de la copie numérique produite. Pour cela, et dans le but de faciliter la mise en place de tels process, la norme NF Z 42026, établit les spécificités à suivre afin de réaliser une numérisation fidèle de documents. Les conditions techniques de la numérisation de copies fidèles de la norme AFNOR et les conditions de fiabilité décrites dans le décret (signature et archivage électronique) présentent donc une description exhaustive des éléments à respecter lors de la mise en place d’un projet de numérisation fidèle.

Processus de numérisation offrant la possibilité de destruction du papier

Dans le processus global de production d’une copie fiable, interviennent le prestataire de numérisation et le Prestataire de Services de Confiance Qualifié qui donnera à la copie fidèle sa fiabilité et sa valeur d’original.

EDICOM, en tant que Prestataire de Service de Confiance Qualifié a développé un processus garantissant la fiabilité de la copie fidèlement numérisée, lui conférant la présomption de fiabilité telle que décrite dans le décret 2016/1673.

Tout d’abord, la solution EDICOM, réalise une comparaison digitale entre la copie numérisée et l’original papier afin d’attester de sa fidélité. Cette attestation de fidélité, comme preuve informatique, est reliée au document. De plus, quotidiennement, un journal des attestations de fidélité réalisées est établi. Ce procédé permet, entre autres, au prestataire de numérisation de prouver la qualité de sa numérisation dans le temps.

Une fois la comparaison faite entre la copie numérique et son original papier, alors, la copie digitale est dument signée et horodatée avec les services de confiance qualifiés d’EDICOM. Ce procédé garantit l’intégrité de la copie et lui confère la présomption de fiabilité.

Puis, selon le décret, la copie fidèle doit alors être conservée dans des conditions à en garantir l’intégrité. Le document numérique est alors directement versé dans le Système d’Archivage Electronique (SAE) d’EDICOM. Ce système, outre des fonctionnalités d’archivage à valeur probante décrites dans la ISO 14641, est également reconnu en Europe comme un service de confiance pour la préservation des signatures électroniques qualifiées. Ce procédé garantit une conservation intègre des documents sur le long-terme.

Comment fonctionne la solution EDICOM Long Term Archiving ?

  • Le prestataire de numérisation réalise le processus et génère les 3 documents requis : la copie numérique, les métadonnées associées et l’attestation de numérisation.
  • Via un protocole de communication, les documents sont envoyés à EDICOM.
  • EDICOM procède à la comparaison afin d’attester de la fidélité de la copie numérique.
  • La copie fidèle est alors signée et horodatée avec les services de confiance qualifiés d’EDICOM.
  • Versement de la copie fidèle, ses métadonnées, son attestation de numérisation et celle de fidélité dans EDICOMLta. Dès lors, le système de préservation des signatures est appliqué et le document est dument identifié et classé selon la configuration établit par l’utilisateur. Les métadonnées permettront ensuite un accès et consultation des documents et de leurs preuves de manière simple et agile.