08/11/2018 (Updated on: 21/03/2019)

L’utilisation de la facture électronique augmente partout dans le monde, aussi bien dans les relations commerciales avec le secteur public, que dans les relations B2B. Ce système apporte une plus grande sécurité et facilite les processus de génération et d’envoi de documents. Mais qu’en est-il de l’archivage ? Pour maximiser les avantages issus de la technologie, il est essentiel de clore l’ensemble du cycle avec la sauvegarde numérique de la facture électronique.

Si les entreprises adoptent ce modèle uniquement lors des phases de création et d’échange de factures, elles devront ensuite l’imprimer et l’archiver physiquement. Cette démarche a pour conséquence d’augmenter les coûts associés et supposera par ailleurs une gestion moins efficace.

Cependant, tout n’est pas valable lorsqu’il s’agit de conserver numériquement des factures électroniques. Il est important de garder à l’esprit qu’il s’agit de fichiers devant être conservés pendant une longue période, par obligation légale. En France, par exemple, il est recommandé d’archiver les factures pendant 10 ans. A cela, il faut ajouter que ce sont des documents qui contiennent des données confidentielles et qui peuvent être requises lors d’un litige judiciaire. C’est pourquoi il est si important de disposer des mesures de sécurité adéquates.

Un autre aspect à prendre en compte lors de la sauvegarde numérique des factures électroniques est qu’elles sont généralement liées à d’autres documents : des accusés de réception jusqu’aux fichiers contractuels tels que les bons de commande ou les avis d’expédition (bons de livraison). Cela signifie que l’ensemble des documents devraient être liés au moment de la sauvegarde pour faciliter les futures consultations.

Quelle est la solution ?

Le problème de la sauvegarde électronique au fil du temps a conduit l’Union européenne à approuver le Règlement eIDAS. Ce dernier régule l’identification électronique et les services de confiance. La mise en application de ces mécanismes, parmi lesquels la signature numérique ou le cachet électronique, permet aux entreprises d‘archiver des factures électroniques et d’autres documents commerciaux avec une véritable sécurité juridique.

EDICOM est certifié en tant que Prestataire de Services de Confiance Qualifié conformément au Règlement UE 910/2014 connu sous le nom de eIDAS. Cette certification reconnaît EDICOM en tant que Tiers de Confiance au niveau européen disposant des certifications requises et de la capacité technique nécessaire pour fournir les mécanismes de confiance requis pour les transactions électroniques.

Dans ce sens, EDICOM, en tant que tiers de confiance certifié, a créé la solution EDICOMLta; une plateforme qui sauvegarde automatiquement les factures électroniques des entreprises, tout en indexant les documents associés. Cette sauvegarde est réalisée en toute sécurité. Elle facilite la consultation future des documents et enregistre tous les mouvements qui sont faits pour chacun des dossiers au fil du temps. En outre, elles ont la même validité légale que les factures au format papier et peuvent être utilisées en tant que preuves légales face à d’éventuelles requêtes.

Comment fonctionne EDICOMLta?

EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) est le service d’archivage électronique certifié de longue durée proposé par EDICOM en tant que Prestataire Qualifié de Services de Confiance. Il s’agit d’un service développé conformément aux exigences technologiques de sécurité fixées par le Règlement européen 910/2014, relatif à l’identification électronique et les services de confiance pour l’archivage électronique de documents.

  1. La solution EDICOMLta conserve les bons de commande reçus par EDI, aussi bien de la part de l’administration publique que de tout autre partenaire. Le service génère automatiquement les métadonnées permettant d’indexer et de hiérarchiser les documents liés. Dans le cas où les bons de commandes arrivent par e-mail ou par fax, l’utilisateur peut télécharger et enregistrer manuellement les métadonnées.
  2. La plateforme EDICOM est intégrée à l’ERP afin d’émettre la facture dans le format correspondant (Chorus, Facturae, FatturaPA, etc.).
  3. Ensuite, EDICOMLta enregistre le document et le lie au reste des fichiers associés.
  4. La facture électronique est envoyée au destinataire, qui peut être une autre société ou l’administration publique.
  5. Les accusés de réception (ACK) qui sont envoyés par les administrations sont également archivés de manière jointe à chacune des factures.
  6. L’utilisateur peut consulter les factures électroniques au travers d’un environnement privé sécurisé. Chaque action effectuée sur le fichier est également enregistrée en tant que preuve face aux tiers.

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