12/11/2018 (Updated on: 21/03/2019)

La dématérialisation dans le secteur financier français commencera à établir ses principes fondamentaux avec l’entrée en vigueur, le 1er avril, du Décret 2017-1433 du 4 octobre 2017. L’objectif est de donner la même validité au support numérique qu’au support papier dans les relations contractuelles établies aussi bien entre les sociétés du secteur financier qu’avec leurs clients. Autrement dit, il s’agira de définir la manière de stocker les contrats qui sont échangés dans le secteur financier, entre les entreprises mais aussi avec les utilisateurs, pour que leur intégrité et leur disponibilité soient garanties dans le temps déterminé.

La mise en application du règlement eIDAS et des services de confiance permet d’assimiler les documents électroniques aux documents traditionnels au format papier. Cela signifie que les entreprises n’ont plus besoin d’imprimer et de gérer physiquement de gros volumes de documents, tels que les contrats, les bulletins de paie, les factures ou les commandes.

Quelles sont les implications de la dématérialisation ?

Le défi que doivent relever les banques et les assureurs en France est de garantir la sécurité et la confiance des utilisateurs dans la contractualisation des services. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne la validité et la conservation des documents, une fois que le papier n’est plus nécessaire et que tout devient numérique.

Les documents contractuels, après avoir été signés numériquement par les parties concernées, doivent être stockés automatiquement dans un service d’archivage de longue durée. De plus, ils devront être accessibles et récupérables pour tous les participants.

Pour une banque ou un assureur, cela impliquera l’optimisation et l’agilité d’un processus qui, jusqu’à présent, consommait des ressources humaines et matérielles. Instantanément et automatiquement, vous pouvez envoyer tous les documents au service d’archivage électronique et ceux-ci peuvent être récupérés pour tout type d’audit ou de requête. Pour un client, l’accès au document sera tout aussi simple, à partir de la plateforme en ligne de la banque ou de l’assureur avec lequel il a signé le contrat.

Pour que le passage au numérique soit réalisé avec toutes les garanties et la validité légale nécessaires, il est indispensable d’utiliser des services qualifiés de confiance pour archiver les documents en toute sécurité pendant le temps requis par la législation, par la durée déterminée par l’activité de l’entreprise ou par les accords conclus avec les clients. Aujourd’hui, la solution est un archivage électronique qui permet de préserver les conditions légales des documents et appliquer les politiques de sécurité établies par la norme eIDAS.

Dans ce sens, un système d’archivage électronique établi dans le cadre du règlement eIDAS doit avoir la capacité de conserver les signatures électroniques, les cachets et les certificats liés aux données ou aux documents qui sont sauvegardés de manière récurrente dans le temps.

EDICOMLta

La responsabilité des entités financières s’accroît lors du passage au domaine numérique étant donné que les clients ne se sentent pas toujours en sécurité dans cet environnement. La satisfaction et la confiance des utilisateurs passera par une offre adéquate et de qualité dans le cadre de l’environnement numérique.

EDICOM est un fournisseur de solutions technologiques accrédité en tant que Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le Règlement eIDAS. Cette certification au niveau européen reconnaît EDICOM en tant que tiers de confiance. De plus, grâce à la certification du service qualifié de Conservation des Cachets électroniques qualifiés, EDICOM est capable de préserver les conditions légales des documents et des fichiers stockés avec des garanties d’intégrité dans le temps.

EDICOM dispose d’une solution spécifique pour l’archivage électronique de longue durée: EDICOMLta. Le service applique les méthodes de cachet électronique qualifié, de conservation de ces cachets électroniques et d’horodatages prévus dans le règlement eIDAS. Il s’agit d’une plateforme certifiée pour la sauvegarde de documents électroniques pendant la période de temps requise par les entreprises ou déterminée par la législation le cas échéant. La solution garantit un accès permanent et la récupération de 100% des documents téléchargés sur la plateforme, ainsi que la gestion des preuves qui permettent de démontrer l’intégrité des documents stockés.

Comment serait sa mise en application dans le cas du secteur financier français ?

  1. Une fois le document contractuel signé, il est envoyé électroniquement à la plateforme EDICOMLTA, où l’horodatage et le cachet électronique qualifié sont appliqués pour garantir l’intégrité des documents.
  2. Le document est stocké sur la plateforme avec les métadonnées associées.
  3. Le client peut accéder aux documents depuis l’environnement online sécurisé de l’entreprise avec laquelle il a signé le contrat. Toutes les actions réalisées sur chaque document, qu’il soit visualisé ou téléchargé, seront enregistrées en tant que preuve.

Avantages pour le secteur

  • Disposer d’une solution de services qualifiés dans le cadre du Règlement eIDAS assurera la sécurité et la fiabilité de l’archivage des contrats.
  • Les entreprises réaliseront des économies car elles n’auront plus besoin d’imprimer et de gérer de gros volumes de documents de manière physique, tels que des contrats.
  • Augmenter la productivité des entreprises grâce à l’automatisation de la gestion des documents électroniques.
  • La solution augmentera la sécurité des relations contractuelles car elle facilite la consultation ultérieure des données, leur récupération, et évite les pertes.
  • Une plus grande confiance sera accordée par les clients étant donné qu’ils pourront accéder d’une manière simple et sécurisée aux documents, à travers la plateforme online de la banque ou de l’assureur avec lequel a signé le contrat.