23/11/2018 (Updated on: 25/01/2019)

La transformation numérique implique d’assumer des changements dans la gestion des entreprises, de réorganiser la méthodologie de travail et d’élaborer de nouvelles stratégies pour tirer parti de l’implémentation des nouvelles technologies. L’archivage électronique est un élément fondamental de ce processus car il répond au dernier objectif de la dématérialisation, vers lequel se dirige la société du futur et qui est intrinsèque à la transformation numérique.

L’archivage électronique n’est pas un service d’hébergement de fichiers. Aujourd’hui, l’archivage électronique implique de nombreux facteurs : légalité, efficacité, compétitivité, sécurité… Miser sur une solution d’archivage électronique apporte une valeur ajoutée aux entreprises qui souhaitent finaliser le processus de gestion de données et de documents. Sans aucun doute, on ne peut pas considérer qu’une entreprise a initié une véritable transformation numérique si elle n’intègre pas l’archivage électronique dans la gestion des informations générées au sein de son environnement.

À l’heure actuelle, l’administration publique donne l’impulsion du paperless au travers de l’utilisation de la facturation électronique pour ses fournisseurs ou via la conformité fiscale électronique pour les entreprises. Dans le cas de la facturation électronique, selon la législation de chaque pays, le document doit être conservé pendant un certain temps et dans des circonstances particulières (signature électronique, horodatage, etc.). En ce sens, l’administration publique, qui aspire à adopter le modèle de e-Goverment, met en avant la sauvegarde et la conservation des documents avec des garanties.

Mais les avantages de la numérisation incitent les entreprises à étendre le processus aux autres relations internes et externes. L’archivage électronique s’applique à tout type de document numérique ou numérisé qui suppose une information critique pour la société. Il couvre les factures, les contrats, les bulletins de salaire des salariés, ou tout autre document jugé utile par l’entreprise et constitue ainsi une solution utile pour les différents services de l’entreprise : comptabilité, ressources humaines, service juridique, etc.

Chez EDICOM, nous avons développé une solution d’archivage électronique de longue durée, EDICOMLta (EDICOM Long term archiving), qui garantit la conservation, la non-corruption des documents et l’accessibilité des données dans le temps.

Néanmoins, EDICOMLta offre d’autres avantages, dérivés de la numérisation des documents et de leur archivage électronique, qui permettent d’optimiser la gestion de l’information et de l’entreprise en général.

Les avantages de l’archivage électronique avec EDICOMLta

Organisationnels. En configurant l’environnement de la solution, conformément aux besoins de l’entreprise, il est possible de déterminer, par exemple, en fonction du type de documents à conserver :

  • Les unités administratives qui auront accès à l’information (service juridique, comptabilité, ressources humaines, etc.),
  • Le niveau d’autorisation et l’accessibilité à l’application,
  • Le niveau d’interaction avec les documents (lecture, écriture, exportation, etc.).

Productifs. L’archivage électronique est un moyen beaucoup plus productif de conserver des informations pour les raisons suivantes :

  • Une partie du processus d’archivage est automatisée. La solution EDICOMLta est intégrée aux systèmes de gestion internes des entreprises ou aux solutions EDI et de facturation électronique d’EDICOM, automatisant ainsi la sauvegarde et la conservation de ces documents électroniques.
  • Ensuite, la consultation des documents est facilitée par son accessibilité grâce à son archivage via le système de métadonnées qui facilite la consultation et la récupération immédiate des informations avec une simple recherche dans un environnement Web privé et disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Juridique. La conservation des documents est réalisée en appliquant les spécifications techniques de différentes normes internationales, y compris en conformité avec les législations locales, garantissant ainsi à l’entreprise d’être en conformité avec la législation en vigueur dans les différents pays où elle opère.

Sécurité. La transformation numérique a entraîné d’autres problèmes, tels que la cybersécurité. Bien que, a priori, l’intangible semble plus risqué à protéger que le physique, le développement d’un cadre juridique et de la technologie numérique protègent les informations et garantissent leur intégrité.

  • Certificats. EDICOM est certifié en tant que prestataire qualifié de services de confiance, appelé Tiers de confiance, conformément au règlement européen eIDAS. De plus, EDICOMLta est le service d’archivage électronique certifié de longue durée proposé par EDICOM en tant que Tiers de confiance.

Cette certification garantit qu’EDICOM est un prestataire technologique disposant des certifications requises et de la capacité technique nécessaire pour effectuer des transactions électroniques avec des mécanismes de confiance tels que la signature électronique, le cachet électronique, l’horodatage électronique (Time Stamping) et l’envoi recommandé électronique. Tout cela, en plus de protéger les informations, permettra d’assimiler les documents électroniques aux documents traditionnels sur papier et leur octroie une validité légale et juridique face aux tiers.

  • Redondance. Tous les documents électroniques gérés avec le service EDICOMLta sont archivés en parallèle dans deux Data Centers d’EDICOM, avec leurs copies de sauvegarde respectives. Les deux Data Centers sont situés dans des installations physiques différentes, bien qu’ils fonctionnent de manière synchronisée et maintiennent une réplique permanente des ressources et des données en temps réel. De cette manière, des conditions de sécurité élevées et une disponibilité de 99,9% sont garanties.

Découvrez tous les avantages d’EDICOMLta au travers des tutoriels vidéos.

En bref, étant donné que la transformation numérique implique de travailler avec des données et des documents numériques, l’archivage électronique est indispensable pour les gérer correctement. S’appuyer sur une solution et un prestataire technologique de confiance impliquera une importante valeur ajoutée pour l’entreprise dans le cadre de sa gestion. Il convient également de rappeler que la suppression du papier suppose, en premier lieu, un facteur important d’amélioration de son impact environnemental et, en second lieu, de minimiser les coûts d’impression et d’archivage physique.