11/12/2018 (Updated on: 21/03/2019)

L’archivage électronique est un système intrinsèque à la numérisation des processus dans n’importe quelle organisation. Il découle de la nécessité de sauvegarder et de conserver des documents, des données et d’autres fichiers, en toute sécurité et, dans de nombreux cas, selon la nature du document (factures électroniques, contrats…) et selon des prérequis légaux. En outre, l’archivage électronique fait partie du système d’organisation des entreprises qui s’orientent vers le paperless et qui nécessitent des protocoles et une automatisation du système qui leur octroie une réelle valeur ajoutée.

EDICOM, entreprise spécialisée dans la technologie EDI, a créé une solution pour l’archivage électronique de données, EDICOMLta (EDICOM Long term archiving), développée à partir de l’expérience des processus d’échange électronique de données et adaptée aux besoins impliqués par la numérisation. Au travers d’EDICOMLta, différents secteurs ont trouvé un système d’archivage électronique des données pouvant couvrir différents besoins opérationnels.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d’EDICOMLta, vous pouvez accéder à ces trois tutoriels dans lesquels, en seulement trois minutes, les fonctionnalités et les avantages de cette solution d’archivage électronique de longue durée sont expliqués de manière pédagogique. De plus, vous visualiserez l’interface de la solution, totalement intuitive, qui vous guidera à travers toutes les possibilités offertes par EDICOMLta au travers d’une configuration simple.

Que trouverez-vous dans ces liens ?

Vidéo 1. Les avantages d’un système qui vous permet de gérer l’information, en configurant l’environnement conformément aux besoins de l’entreprise, par exemple :

  • Type de documents à conserver.
  • Gestion et contrôle des unités administratives qui auront accès à l’information (département juridique, comptabilité, ressources humaines, etc.).
  • Définition de métadonnées, importantes pour la classification et la récupération de documents, ainsi que pour la liaison avec les unités organisationnelles qui pourront accéder au document.
  • Création et gestion des utilisateurs : niveau d’autorisation et accessibilité à l’application, niveau d’interaction avec les documents (lecture, écriture, exportation, etc.).

Vidéo 2. Un guide dans le processus de téléchargement et de consultation des documents dans l’environnement, ainsi que les options pour personnaliser l’accès :

  • Marquer le document comme favori, le télécharger ou le partager avec une tierce personne avec des mesures de sécurité définies.
  • Retrouver facilement n’importe quel document au travers de caractéristiques prédéterminées ou spécifiques.
  • Créer et automatiser des consultations personnalisées au travers de plusieurs critères de recherche avancés, à l’aide de l’option filtres.
  • Effectuer des opérations de calcul rapides à partir des métadonnées des documents.

Vidéo 3. Une fonctionnalité essentielle d’EDICOMLta, l’audit légal des documents, grâce à un suivi constant des preuves :

  • Il garantit l’intégrité des documents en leur accordant une valeur probante.
  • Il rassemble de manière agile les preuves – un fichier avec des informations univoques sur l’activité enregistrée sur un document – et qui constituent l’audit d’un document.
  • Les preuves informatiques, les signatures numériques ou le rapport de validation, permis par le système, constituent une preuve juridique dans le cadre d’un litige.

Pourquoi EDICOMLta est la meilleure option en tant que système d’archivage électronique de longue durée ?

  1. Tiers de confiance. EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) est le service d’archivage électronique certifié de longue durée proposé par EDICOM en tant que prestataire qualifié de services de confiance.
  2. Conformité légale. Les fichiers électroniques sont conservés en fonction des conditions techniques réglementées par le Règlement n°910/2014, appelé eIDAS, la législation la plus exigeante et ayant un champ d’application européen en matière d’archivage électronique.
  3. Intégration avec les applications. La solution EDICOMLta peut être intégrée avec les systèmes de gestion internes des entreprises ou avec les solutions EDI et de facturation électronique d’EDICOM, en automatisant la sauvegarde et la conservation de ces documents électroniques.