28/06/2019 (Updated on: 04/07/2019)

L’archivage de documents électroniques est un aspect fondamental sur lequel il faut être extrêmement vigilant. Une gestion correcte garantit l’intégrité et l’authenticité des documents. Si les documents sont archivés par un Prestataire de Services de Confiance Qualifié, alors ils obtiennent le rang d’originaux électroniques avec validité légale et juridique ainsi que le renversement de la charge de la preuve.

L’archivage électronique de document et leur certitude juridique sont deux aspects qui préoccupent autant les entreprises que les administrations publiques dans un contexte où la numérisation de documents et les échanges électroniques s’imposent face aux processus papier. Pour traiter une information critique, compter sur un prestataire de services de confiance qualifié garantit des transactions de confiance et un archivage électronique sécurisé des documents avec renversement de la charge de la preuve.

EDICOM est Prestataire de Services de Confiance Qualifié et possède les certifications exigées et la capacité technique nécessaire pour apporter aux transactions électroniques les mécanismes de confiance comme la signature électronique, l’horodatage, les services de recommandé électronique, etc. mais aussi, dans le cas d’EDICOM, l’archivage électronique de longue durée.

La figure du Prestataire de services de Confiance est définie par le Règlement Nº910/2014 relatif à l’identification électronique et les services de Confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur. Ce règlement européen, plus connu sous le nom eIDAS, s’applique depuis Juillet 2016 dans le but d’offrir un cadre juridique donnant confiance dans les transactions électroniques entre entreprises, citoyens et administrations publiques.

Pour garantir une interaction sécurisée, eIDAS définit différents éléments comme les mécanismes d’identification pour accéder à des services en ligne ou réaliser une transaction électronique avec une signature électronique ou un horodatage.

Présomption de fiabilité des documents archivés dans EDICOMLta

Pour préserver les conditions légales de documents traités avec des services de confiance qualifiés, il est nécessaire d’utiliser un système d’archivage électronique sécurisé.

EDICOM a développé le Service EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving).

Que signifie utiliser EDICOMLta ? Entre autres, cela permet d’identifier, classer, archiver et consulter les documents via une plateforme certifiée pour la conservation de documents électroniques durant toute la période de conservation légale ou requise par l’entreprise.

Le service garantit l’authentification de l’origine, l’intégrité, la confidentialité, la pérennité et l’inaltérabilité des documents archivés. Tous les documents archivés dans EDICOMLta acquièrent par défaut une présomption de fiabilité. Devant la demande d’une autorité judiciaire cela implique le renversement de la charge de la preuve c’est-à-dire que la charge de démontrer que le document présenté avec son journal de preuve n’est pas intègre ou fiable reviendra à la partie opposée.

Comment cela fonctionne ?

  • Le service EDICOMLta applique les méthodes d’identification telles que la signature électronique et l’horodatage prévus par le règlement eIDAS.
  • Les documents archivés dans le système sont soumis à des audits permanents de la part du Prestataire de Services de Confiance EDICOM pour la préservation des documents électroniques. Ces audits sont conformes aux normes internationales ISO 14641 et locales lorsqu’elles existent comme la Conservazione Sostituva en Italie ou la NOM 151 au Mexique.
  • La solution garantit un accès permanent et la récupération de 100% des documents archivés par la plateforme ainsi qu’une gestion des preuves de l’intégrité des documents.
  • EDICOMLta proportionne le téléchargement des archives avec les audits électroniques certifiant l’intégrité et l’authenticité des données dans le temps, pour démontrer leur valeur de preuve devant des tiers.

En définitive, le service EDICOMlta, l’application de services de confiance qualifiés et le registre de chaque action menée sur les documents conservés agissent comme preuves légales devant n’importe quelle procédure augmentant ainsi la sécurité juridique de votre entreprise.

Vous voulez en savoir plus sur EDICOMLta ?