11/03/2019 (Updated on: 14/03/2019)

La France est l’un des pays à l’avant-garde en matière d’archivage électronique et de politique encourageant une gestion paperless des entreprises. La conservation électronique de document est largement règlementée et normalisée. De plus en plus, la nécessité de compter sur un Système d’Archivage Electronique devient primordiale pour garantir la sécurité et l’intégrité des documents avec des mécanismes de confiances certifiés.

Lors du dernier Afterwork de la FNTC, Amélie Frezier (EDICOM), Séveryne Denys (Docaposte) et Stéphane Gasch (ChamberSign) ont présenté leurs travaux sur les modifications apportées par le BOI en matière de délai et modes de conservation des factures. Toutes les informations partagées alors, se retrouveront dans un guide FNTC.

Le guide sera disponible en avant-première sur le stand EDICOM (D69) et sur le stand FNTC (B74) lors du Salon Documation, les 19, 20, 21 mars prochain, Porte de Versailles.

Qu’est ce que le double numérique ?

Le BOI, modifié en Juillet dernier, apporte des précisions sur le délai et les modes de conservation des factures papiers et électroniques. Le cas particulier des factures de ventes créées sur support informatique (PDF) et envoyées sur support papier est particulièrement détaillé.

Cette facture pouvait s’archiver dans sa version papier ou électronique. La version archivée électroniquement se prénommait « double électronique de la facture »

Depuis Juillet 2018, ce processus a été réglementé pour donner place au nouveau double numérique de la facture. Les grands changements affectent les conditions de sécurité et d’intégrité décrites pour mener à bien la conservation électronique de cette facture tant pour l’émetteur que pour le destinataire.

  • Dans le cas de vouloir archiver, pour l’émetteur, le format de création de la facture, (c’est-à-dire le PDF issu de l’ERP), il faut garantir l’intégrité de celle-ci soit par une empreinte digitale, soit par une signature électronique ou bien par un service de confiance qualifié. Ces garanties sont automatiquement couvertes lorsque l’archivage se fait dans un Système d’Archivage Electronique qui utilisent l’empreinte digitale et les services de confiances pour sceller les documents.
  • Dans le cas du récepteur, pour archiver électroniquement cette version reçue au format papier, une numérisation devient obligatoire. Le BOI explique exhaustivement les différentes spécificités à respecter lors de ce processus de numérisation. Une fois la copie numérique créée, il faudra assurer son intégrité et sa conservation.

Outre le cas spécifique de cette facture, le guide réalisé par les membres de la FNTC, contient également un détail du mode d ’archivage des factures électroniques, soient-elles émises en EDI ou signées électroniquement, mais aussi des documents comportant la piste d’audit fiable.

L’objectif étant ici, bien entendu, de garantir la recevabilité de notre facture d’un point de vue fiscal.

Archivez vos documents électroniquement sans prendre de risques.

Utiliser un Système d’Archivage Electronique (SAE) devient chaque jour plus nécessaire pour les entreprises ayant entrepris une transformation digitale.

Afin de faciliter cette transformation aux entreprises, nous comptons parmi nos solutions, un Système d’Archivage Electronique à valeur probante utilisant nos services de confiance qualifiés eIDAS pour sceller les documents et en garantir ainsi l’intégrité.

EDICOM Long Term Archiving permet d’identifier, classer, archiver et consulter les documents tout en garantissant leur intégrité grâce au processus de scellement. Cela leur confère non seulement une valeur de preuve mais également le renversement de la charge de la preuve grâce à l’usage de nos services de confiances qualifiés.

De plus, l’usage d’un SAE et de ses fonctionnalités de classification et identification permet, entre autres, de sécuriser les accès à la plateforme des utilisateurs et de pouvoir gérer ainsi quel utilisateur a accès à quels documents.

EDICOMLta, une plateforme d’archivage électronique à l’échelle internationale

Notre Système d’Archivage Electronique est reconnu comme une solution robuste, sécurisée et de confiance grâce à nos diverses certifications.

EDICOM s’appuie sur les accréditations reconnues qui certifient la sécurité lors de la transmission des données, dans les processus et les communications, ainsi que la confidentialité dans le traitement des données. Parmi nos certifications, nous pouvons notamment citer la ISO 27001 relative à la sécurité de l’information ou la ISO 20000 relative à la gestion des services informatiques. De plus, notre SAE EDICOMLta est en total conformité avec la ISO 14641 et s’adapte aux particularités légales spécifiques lorsqu’elles existent (comme au Mexique ou en Italie, par exemple).

En outre, EDICOM est un prestataire qualifié de services de confiance selon la réglementation européenne eIDAS. En vertu de cette homologation, nous pouvons appliquer les mécanismes de certifications nécessaires, qui fournissent aux documents une reconnaissance légale au niveau européen.